Arbeid utført. Sjekkliste for PhD-opphold i utlandet med familie under en global pandemi.

17.08.2021

Jeg dro, jeg så, jeg kom hjem. Nå som jeg har vært på utenlandsopphold med familie på slep skulle jeg gjerne gjort det igjen, nå vet jeg jo akkurat hva som må på plass for å få det til! Her er noe av det jeg har lært, forhåpentligvis til hjelp for andre som skal ut etter meg. En del av erfaringene er veldig pandemi-spesifikke, og innebærer svært snevre tips som «vær gift med noen med relevante statsborgerskap», mens andre antagelig er overførbare også i vanligere tider.

1. Avtale med egen institusjon.

Jeg begynte som stipendiat i august 2018, og som en del av søknaden til opptak på doktorgradsprogrammet estimerte jeg et lengre utenlandsopphold som en del av utdanningsplanen min. Det står i strategidokumentet for internasjonalisering ved USN at institusjonen særlig skal «tilrettelegge for at ph.d.-studentene gis anledning til opphold hos strategisk utvalgte partnere»[1]. I tillegg står det i beskrivelsen av doktorgradsprogrammet at ph.d.-kandidater oppfordres til å ha studieopphold ved andre institusjoner. Det er altså godt tilrettelagt for å dra ut. Siden pandemien gjorde all reising mer usikkert trengte jeg en ekstra søknad til instituttleder før avreise, men dette ble innvilget raskt. Punkt en: lett.

Avtale med vertsinstitusjon.

Steg to er å finne ut hvor en skal dra. Noen finner dette via veileder, via andre kontakter, eller via avtaler egen institusjon har med andre. Fordi mannen min også er forsker og hadde mulighet til å organisere et forskningsopphold i samme tidsperiode endte vi med følgende kriterier for valg av universitet: 1) De måtte ha gode fagmiljøer for begges fagfelt slik at vi kunne få godt utbytte av å være på hvert vårt institutt. Vi jobber i liknende fagfelt, men siden han er en mer etablert forsker enn meg var det viktig for meg å være i mitt eget miljø så jeg ikke ble sittende som «kona til» i månedsvis. 2) Det måtte være i et engelskspråklig land, både av praktiske og faglige årsaker. 3) De måtte ha mulighet til å ta imot oss. Etter en del drodling over reisedrømmer, undersøkelser av mulige partnerinstitusjoner og forespørsler gjennom nettverk endte vi med å be om å bli invitert til New Zealand. Vi var i kontakt med et universitet i Australia også, men siden mannen har dobbelt statsborgerskap Norge / NZ og har mange slektninger der ble det siste lodd på vektskåla. Brekkpunktet var en svært hjelpsom forsker som tidligere hadde hatt et forskningsopphold i Norge på mannens arbeidsplass, som forsket på temaer relevante for min PhD, og som både var villig til å invitere meg til sitt institutt og til å bidra med å organisere slik at mannen min ble invitert til et annet institutt. Flaks og forbindelser var altså det sentrale i avtalen her. Andre kontakter forskere de er inderlige «fans» av, det er kanskje mer strategisk for faglig utbytte. Med familie måtte vi være mer pragmatiske, men det fungerte også bra.

3. Finansiering

Det koster skjorta å reise. «Alle» som har vært ute sa til meg at jeg kom til å trenge mer enn budsjettert, og det viste seg å være rett. En ting er at det koster svært mye om en selv skal ta kurs ved ulike universitet, en annen ting er merkostnader med reisen i seg selv. Det er krevende å lage et godt budsjett, fordi mange utgiftsposter er så usikre. «Du kommer til å bruke minst 100 000 mer enn du tror», var tipset fra et vennepar som hadde reist med familie. Det viste seg å være et ganske presist anslag. Selv med fast lønn i «bånn» har vi derfor vært helt avhengig av å søke finansiell støtte. Fra programlederne i doktorgradsprogrammet ble jeg oppfordret til å søke veiledning fra internasjonalt kontor ved USN, men de hadde nøyaktig ingenting å bidra med utover å si at dette måtte jeg finne ut av selv. Om det er lov å være kritisk vil jeg si institusjonen har et forbedringspotensiale der om de skal snakke om tilrettelegging for utenlandsopphold for stipendiater. Det viste seg at det dessverre er få ordninger å søke på når reisemålet er NZ, de fleste stipendordninger er knyttet til samarbeidsavtaler mellom Norge og USA / EU-land. Hadde vi ikke hatt familieforbindelser i NZ ville det vært et argument for å heller velge et annet reisemål. Det var for så vidt veldig flaks at vi ikke gjorde det, for da hadde vi ikke fått mulighet til å reise slik covid-epidemien utviklet seg.

Stipendiater oppfordres til å søke midler via forskerskoler, men for min del har ikke universitetet vært partner for aktuelle forskerskoler som har hatt opptak i min stipendiatperiode. Jeg har derfor vært avhengig av å søke interne mobilitetsmidler fra egne institusjoner. Til slutt endte jeg med jackpot og svært raus støtte, så jeg har all grunn til å være fornøyd. Veldig takknemlig for dette! Og jeg gjentar: veldig takknemlig for dette. Likevel innebar det tre runder med søknadsinnsending som tok åtte måneder å ferdigbehandle og utbetale, uten at jeg på noe tidspunkt fikk anslag om hvor lang behandlingstiden ville være. Vi valgte å dra mens søknaden var under behandling, og mottok dermed svar på hvor mye vi ville få i støtte, og utbetaling av denne støtten i etterkant av mange av de store utgiftene til visum, flybilletter og skolepenger. Til sammen var dette snakk om over hundre tusen kroner allerede før de løpende boutgiftene kom. Men det var virkelig en redning da det viste seg at siste søknad ble innvilget og at stønadsbeløpet ble høyere enn først anslått.

I løpet av perioden har USN utarbeidet klarere retningslinjer for søking og utbetaling av mobilitetsmidler, så forhåpentligvis blir dette mindre omstendelig for kommende stipendiater. Selv var vi avhengige av å ta opp rammelån på huset for å ha tilstrekkelig økonomisk buffer i påvente av svar og utbetalinger av stipend, og vi hadde ikke kunnet gjennomføre reisen om vi ikke hadde stødig økonomi i bånn. Skal yngre og mindre etablerte stipendiater kunne gjennomføre slike opphold er det derfor helt nødvendig at finansieringsprosessene blir klarere. Heldigvis ser det ut som dette er prosesser som er i gang.

4. Pass og visum

Å søke visum var et byråkratisk vikkel vi aldri kunne forestilt oss. New Zealand valgte å stenge grensene sine for å slå ned covid-pandemien, og ga kun unntak for nødstilfeller og hjemreise for statsborgere. Fordi mannen min har dobbelt statsborgerskap (Norge / NZ) kvalifiserte vi faktisk til disse unntakene. Teknisk sett endte jeg med å kunne søke innreise fordi mannen hadde rett til å reise på lenge avtalt forskningsopphold som statsborger, mens jeg og barna på sju og ni fikk komme for familiegjenforening med ektefelle / pappa. Jeg måtte først sende søknad om å få lov å søke visum, et pussig mellomledd de hadde lagt inn grunnet begrensningene på innreise. Når jeg hadde fått innvilget unntak kunne jeg søke innreisevisum som partner av NZ-statsborger, samt visum for barna som «dependent children». Prosessen innebar bl.a. å dokumentere at vi er i et reelt ekteskap gjennom å skrive en tidslinje over forholdet vårt, og å samle inn offentlige dokumenter som bekreftet ekteskap og barneansvar (vigselsattest, offentlig attest om delt bosted, fødselsattester, attest på delt foreldreansvar), samt navneendringsattester for å dokumentere at vi er oss på trass av navneendringer i forbindelse med ekteskapet. Noen av attestene kom på norsk, andre måtte oversettes til engelsk. For en av søknadsprosessene var det et eksplisitt krav at oversettelsen skulle gjøres av et autorisert norsk byrå, mens en annen prosess krevde at oversettelsene (av nøyaktig de samme dokumentene) skulle gjøres av et offisielt byrå fra NZ. I tillegg måtte jeg dokumentere at jeg hadde nok penger til å forsørge meg selv, og til å reise hjem igjen fra landet. Dette innebar å få banken til å skrive en bekreftelse. Prosessen innebar en rekke mailer og telefoner til ulike instanser, hvorav enkelte kun var tilgjengelig nattestid pga tidsforskjell. Jeg var svært glad vi var to om å organisere dette.

Vel fremme i NZ måtte jeg så søke om å endre innreisevisumet til et arbeidsvisum, samt om å endre barnas besøksvisum til studentvisum. Dette lot seg kun gjøre når vi først var i NZ og kunne altså ikke gjøres i forkant. Spør meg ikke hvorfor. Denne gangen kunne vi bruke den samme dokumentasjonen, men alt måtte sendes inn på nytt, og nye gebyrer måtte betales. Slik har arbeidsdagene rullet og gått til byråkrati, og pengene likeså. Totalt har vi brukt rundt 20 000 kr på utgifter til oversettelser og visumsøknader.

5. Reiselogistikk

Planen var å reise i august 2020 og være borte et skoleår. På grunn av usikkerheter rundt covidsituasjonen måtte vi utsette planene, og det var en stund i det blå om det i det hele tatt var gjennomførbart, men siden New Zealand etter hvert ble erklært covidfritt og vi faktisk kunne få tillatelse til å reise inn bestemte vi oss for å gjennomføre. Det tok derimot noen måneder å ordne all logistikken før vi var klare til å dra, så avreise ble først i slutten av oktober.

En må selvfølgelig kjøpe flybilletter ved utenlandsopphold. Det var lite stress. Men covid la til et realt element av uforutsigbarhet også på denne fronten. Vi lot derfor være å kjøpe returbilletter. Siden NZ faktisk er på andre siden av kloden og vi har relativt små barn, var den opprinnelig planen å dele reisen i to med et hvileskjær i Thailand eller Singapore. Dette gikk naturlig nok ikke pga Covid, så vi endte med 36 timer på reisefot. Flyavganger ble endret og avlyst over en lav sko, og få dager før avreise fant vi ut flyet var utsatt en dag og endret til en lengre flytur med et ekstra stopp. Men vi kom oss da avgårde og reisen gikk helt greit.

I tillegg var det krav om å søke plass i såkalt Managed Isolation, organiserte hotellkarantefasciliteter. I motsetning til i Norge har dette vært obligatorisk for innreise i NZ under hele epidemien, og for å bli sluppet inn på flyet (og videre inn i landet) måtte en dokumentere at en hadde en slik plass. Vi søkte tidlig og fikk dette uten mye stress, men kom i en periode hvor mange slet med å matche flybilletter og karanteneplass og av den grunn rett og slett ikke slapp inn i landet. Vi måtte så være 15 dager på et hotellrom under oppsyn av hæren. Ikke reisedrømmen for en familie på fire å tilbringe alle døgnets timer i over to uker på samme rom, men vi kom gjennom det. Planen om å jobbe under karantenen ble derimot sterkt redusert da det viste seg at vi kun hadde et lite soverom med to dobbeltsenger til disposisjon. Vi fikk begge mast oss til å jobbe noe på nattestid i et såkalt velferdsrom, men det var ikke akkurat optimale arbeidsforhold. På lista over Donald-tall-budsjett-elementer kom at karantena kosta 35 000 i egenandel. En kunne derimot søke dispensasjon fra å betale om en skulle være i landet mer enn tre måneder, og dette fikk vi heldigvis innvilget.

Lokalt endte vi med å leie en bil for å komme oss videre fra Auckland til Wellington, før vi etter hvert kjøpte en eldre bil her for lokal transport. Denne fikk vi solgt igjen før vi dro. Dette endte med å bli langt billigere enn å leie bil. Igjen var nettverk sentralt, mannen har en fetter som har en nabo som er bilforhandler og kunne gi oss en god deal. Men nok en gang, det har tatt tid å orge, og gratis er det jo ikke. Og stadig er det nye småting. For veiforsikring måtte mannen møte opp personlig, for å få parkeringsbevis for nabolagsparkering likeså. Tikktikk, ting tar tid.

6. Bolig

For å få råd til å reise har vi vært nødt til å leie ut boligen hjemme. Dette krevde søknad til borettslaget, søknad til OBOS, og hele prosessen med å finne leietagere som ville ha en familiebolig for åtte måneder. Vi endte med å bruke et firma for å ordne prosessen, men det har fortsatt innebært mye tid til klargjøring og organisering. Heldigvis endte vi med å få boligen utleid, men til langt lavere pris enn hva megleren først estimerte, og når vi trakk fra utgiftene til megler ender vi dessverre med å få lavere inntekt på den enn hva vi hadde av løpende utgifter til lån, forsikring og fellesutgifter. Sånn sett veldig bra vi fikk økonomisk støtte fra arbeidsgiver!

Å finne bolig i NZ var dessuten langt mer krevende enn hva vi hadde forestilt oss. Det var manko på boliger, og utleiemarkedet var sprengt. Mens få reiste ut, reiste tusenvis av New Zealandere hjem på grunn av pandemien. I tillegg er Wellington blant verdens dyreste byer å bo i sammenliknet med inntektsnivået her. Fordi det har vært mange saker om kummerlige utleieboliger og utnyttelse av desperate leietakere har boligmarkedet blitt strengere regulert, og det var f.eks. ikke mulig å melde interesse for utleieboliger uten å først ha vært på visning. Vi kunne altså ikke leie bolig usett før vi dro, og ingen av de vi kontakta i løpet av karanteneperioden var interessert i å leie ut for kortere enn et år. Løsningen for vår del ble å bo hos slekt. Hva skulle vi gjort uten nettverk!? Vi har fått leie to hybelleiligheter slått sammen til en bolig med to soverom i gangavstand til universitetet. Planløsningen er litt pussig, og kjøkkenet er begrenset innredet med to kokeplater og mikrobølgeovn, men etter hvert har vi fått innredet leiligheten til et hyggelig bosted. Det er ikke den ideelle familiebolig, men vi hører andre familier her har endt med å bo månedsvis i campervans eller på hotell på leting etter bolig, og skjønner at vi har vært heldige som i det hele tatt fikk et sted å bo i nærheten av universitet. På minussiden står tiden og pengene vi har brukt på å handle inn stæsj for å innrede boligen, men det å bo sentralt og det at vi fikk leid via familie var en viktig tidssparer.

7. Skole og barnepass

Barna måtte skrives ut av skolen hjemme og søke skoleplass her. Alle skoler har engelsk som undervisningsspråk, men ikke alle tar imot internasjonale studenter. Vi hadde derfor en lengre undersøkelsesrunde av hvem som i det hele tatt ville ta imot ungene, og hva slags profil de respektive skolene hadde. Skoler har inntak etter nærskoleprinsippet, så mange krevde at en bodde i området for å få skoleplass. I og med at vi ikke hadde bosted før avreise, begrenset det mulighetene. Da vi undersøkte mulighetene i juli hadde barna rett på gratis skoleplass som barn av statsborger så snart vi var bosatt et sted. Vi lette derfor etter en skole som aksepterte å innrullere barna som internasjonale studenter i forkant, for så å endre status til lokale elever ved ankomst. Dessverre ble lovverket faktisk endret i september 2020, en måned før vi ankom. Det holdt ikke lenger å være statsborger om en ikke selv hadde bodd i landet før, så da vi ankom i oktober ble vi forespeilet at barna likevel måtte betale fulle skolepenger. Pussig nok fant vi derimot et smutthull i reglene, som tilsa at barn av foreldre med arbeidsvisum (altså meg etter hvert) har rett på gratis undervisning på offentlig skole hvis de søker denne type visum. For å få innvilget arbeidsvisum måtte jeg derimot dokumentere at jeg var her som ektefelle til statsborger, så det var en runddans av en prosess. Og mens vi ventet på visumsendringen måtte vi betale 55 000 i skolepenger for ungene. Heldigvis trengte vi ikke betale for de neste månedene når rett visum var på plass, og nå som ungene først er innrullert er vi kjempefornøyde med skolen. Men det viser både hvor tidkrevende og økonomisk uforutsigbart det kan være å organisere utenlandsopphold for en familie.

I tillegg til å ordne skole måtte vi ordne barnepass etter skolen. Vi er åpenbart godt vant med at SFO er kraftig subsidiert hjemme. I New Zealand betalte vi stivere timespris, både etter skolen og i feriene, uten at det var et pedagogisk tilbud. Vi kom derimot nærmest rett til landets fellesferie, så skulle vi få tikka inn noe jobbing måtte vi betale for i alle fall noen ukers feriepass.

Samtidig var det åpenbart emosjonelt krevende for ungene å begynne på ny skole i et nytt land med et språk de knapt kan, noe som også krevde mer foreldrearbeid enn hva vi har i hverdagen hjemme. Dette medførte noe kortere arbeidsdager. Samtidig var det en stor fordel rent faglig å være i rollen som forelder og å se utdanningssystemet også fra dette perspektivet, siden jeg tros alt tar en doktorgrad i utdanningsvitenskap.

8. Forsikring og helse

Vanlige reiseforsikringer gjelder ikke for lange utenlandsopphold, og pga covid ville ikke forsikringsselskapet vårt selge en utvidelse av forsikringen heller. Vi måtte derfor kjøpe en spesialforsikring til den nette sum av 30 000 kroner. Den dekket ikke covidrelaterte utgifter, men dekket oss om noe annet alvorlig skulle oppstå, så det tok vi ikke sjansen på å stå uten. Samtidg var mange tjenester gratis offentlig i NZ, så da den ene ungen brakk armen ble det dekket lokalt. Da den andre ungen hosta i skoletiden og ble avkrevd legeattest for å gå på skolen selv om hun hadde tre negative coronatester å vise til måtte hun derimot på legevakta siden legekontorer (heller ikke private) ikke tar inn folk uten at de er registrerte pasienter. Vi fikk til slutt registrert hele familien på et lokalt kontor, men også det krevde to personlige oppmøter med utfylling av ymse papirer og bekreftelser. Med ettårig arbeidsvisum fikk jeg og barna rett til helsetjenester, men med høyere egenandel enn statsborgere. Heldigvis trengte vi ikke bruke de.

9. Medlemsskap i folketrygden

Ved utenlandsopphold over seks måneder må en melde flytting til utlandet til Folkeregisteret, samt søke om å få beholde medlemssskapet i Folketrygden. Systemet er visst at en alltid får det innvilget når oppholdet er mindre enn 12 måneder, men søknaden må likevel sendes. NAV på sin side valgte å forhåndsbehandle flyttingen vår etter at mannen min ringte og spurte hvilke skjemaer vi skulle fylle ut. Jeg ble mildt sagt overrasket over å motta skriftlig varsel om at barnetrygden ville bli stoppet om vi ikke sendte dokumentasjon på at vi hadde medlemsskap i Folketrygden, et vedtak som altså ene og alene var basert på ektefelles telefon til NAVs hjelpesentral. Det var ingen måte å dokumentere medlemsskap i folketrygden på før jeg etter noen uker fikk bekreftelse fra Skatteetaten om at vi forble registrert. Nav på sin side brukte noen dager på å varsle om at barnetrygden kunne bli stoppet, mens det tok dem flere måneders behandlingstid å bekrefte at vi fortsatt hadde gyldig medlemsskap i folketrygden. Ingen av disse prosessene hadde noen konsekvenser på sikt, men er eksempler på byråkratimølla jeg ikke visste jeg måtte forholde meg til for et utenlandsopphold.

10. Skatt

Fordi vi var borte i mer enn seks måneder var vi forpliktet til å søke skattenummer. NZ og Norge har en skatteavtale, så vi slapp å skatte dobbelt, men nummeret måtte vi altså ha. For å få nummeret måtte vi skaffe en ha en lokal bankkonto, mens for å få en lokal bankkonto måtte en ha skattenummer. Det finnes unntaksbestemmelser, men da må en ha dokumentasjon på registrert bostedsadresse lokalt. Ingenting kan altså gjøres i forkant. For å få bankkonto måtte vi derfor møte opp i banken to ganger, de måtte sende et brev til postkassen vår som vi måtte ha med tilbake til banken for å dokumentere bostedet, og når bankkontoen var opprettet måtte vi vente noen dager før vi for tredje gang oppsøkte banken for å få dokumentasjon på at bankkontoen var i bruk - et krav for å få skattenummeret. Selve skattenummersøknaden måtte også leveres ved personlig oppmøte. Det skal i teorien finnes digitale systemer, men ingen av disse fungerte.

Økonomiavdelingen ved arbeidsplassen måtte for øvrig få beskjed om å utbetale lønnen som opptjent utenlands. Dette fikk jeg ikke med meg før i desember, to måneder etter avreise. Selv om doktorgradsprogrammet og ledelsen var orientert om at jeg dro, var ikke lønnsavdelingen det. Det var ikke vanskelig å sende en epost når jeg først visste at dette måtte gjøres, det vanskelige er å vite hva en faktisk må gjøre.

Summa summarum, når jeg skriver det ned skjønner jeg hvorfor mange av dagene har gått uten at forskning nødvendigvis har blitt produsert. Det var mye logistikk! Vi var veldig heldige som kunne velge å gjøre dette, at vi er i et system med privilegerte pass, at vi forstår språkene, har enkel tilgang til nødvendige papirer, har fått raus økonomisk støtte, og at vi har hatt mulighet til å dra gjennom begges arbeidsplasser. Men skal en dra med familie må en virkelig være motivert, selv i en pandemifri periode. Vi har rådspurt oss med mange, og konsensus har vært at skal du først dra av gårde med unger bør du ha mulighet til å være over lengre tid, siden logistikken er omtrent den samme for et semester som for to. Jeg er enig i det! Vår erfaring var at det tok omtrent tre måneder før vi «landa» som familie, men etter det skumma vi virkelig fløten.

Det har vært en utrolig lærerik opplevelse som forskerspire, og det har vært en fantastisk opplevelse å kunne reise som familie. Jeg har blant annet blitt langt tryggere i å formidle på engelsk (pinlig å si kanskje, men før jeg dro syntes jeg det var ganske skummelt), jeg har skrevet min første engelskspråklige artikkel som nå er i fagfellevurdering, har presentert arbeidet mitt i ulike sammenhenger (og til og med fått en pris for det! Som ikke bare skryter av at jeg er flink, men også kaller meg ung!). Jeg har også fått observere ulike doktorgradspresentasjoner, forelesning for barnehagelærerstudenter, besøkt ulike barnehager, hatt spennende og lærerike samtaler med ulike kolleger, lest litteratur jeg neppe hadde kommet over i Norge, og ikke minst blitt kjent med andre måter å organisere både barnehage, barneskole og lærerutdanning på. Selv om logistikken var krevende, var det virkelig verdt det. Og jeg er svært glad vi ble så lenge vi ble, både for familiens skyld, og for dybden i det faglige utbyttet. At det å reise til et annet land å gjøre slike erfaringer kan være en del av en betalt utdanning er ikke mindre enn fantastisk, og jeg anbefaler en utveksling til alle som har mulighet på det varmeste - lang eller kort. Og jeg tar gjerne en kaffe om stipendiatkolleger vil høre mer!

Noen flere innlegg fra utvekslingen er her (flere er på vei), og mer hverdagslige reisebrev er her



[1] https://www.usn.no/getfile.php/13527730-1532349456/usn.no/om_USN/Strategier/Strategier%20USN/USN_strategi%20_for_internasjonalisering_2017-21_18.pdf